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    プロセスを意識して、業務改善!?
    2
    プロセスとは、あるインプットをアウトプットに変換する活動のことです。
    ISOのマネジメントシステムは、プロセスアプローチを採用しています。

    プロセスアプローチは、ISOのマネジメントシステムだけでなく、業務改善のためにも
    有効な手段です。

    <プロセスアプローチとは?>
    プロセスアプローチとは、なんでしょう?

    ISO27001:2005 0.2.2 プロセスアプローチを要約すると
     1.組織の多くの活動(プロセス)を明確にする。
     2.活動(プロセス)を相互作用させる。
     3.プロセスをシステムとして組織に適用し、運営管理する。
    となります。

    うーむ。なんだか、よくわかりません。

    単純な活動に置き換えて、もう少し具体的にしてみます。

    1.組織の多くの活動(プロセス)を明確にする。
     組織の活動ではなく、「晩御飯をつくる」という活動で考えて見ましょう。
     「晩御飯をつくる」という活動は、以下のような多くの活動に関連しています。
      a)食材を手配するための収入を得る活動
      b)食材を手配する活動
      c)メニューを決めるための情報収集活動
      d)晩御飯のメニューを決定する活動
      e)晩御飯を食べる活動

    2.活動(プロセス)を相互作用させる。
     1.で抽出した「晩御飯をつくる」活動に関連する活動のインプットと
     アウトプットを整理してみると、、
      a)のアウトプット = お金 = b)のインプット
      b)のアウトプット = 食材 = d)のインプット
      c)のアウトプット = 家族のお昼ごはん、体調 = d)のインプット
      d)のアウトプット = 晩御飯のメニュー = e)のインプット
      e)のアウトプット = 次の日も元気に働く力 = a)のインプット
     というように、それぞれの活動がつながっていることがわかります。

     インプット、アウトプットを意識していない間にプロセスを相互作用させていることが
     わかります。

    3.プロセスをシステムとして組織に適用し、運営管理する。
     「晩御飯をつくる」という活動を支えるために、多くの活動が必要です。
     また、すべての活動を自分一人で進めていくことは、ほぼ不可能です。

     例えば、b)食材を手配する活動には、自分の管理外の活動「食材を販売する」が
     なければ成り立ちません。

     多くの活動を支えるために、それぞれに必要な人材、技術、設備、情報、環境が必要です。

     「晩御飯をつくる」活動に置き換えてみると
      人材:料理をつくれる人
      技術:メニューを実現するスキル
      設備:調理器具、コンロ、電子レンジ、キッチン、食器
      情報:メニューを実現する手順
      環境:料理をつくるためのスペース、時間(納期)
     というようになります。

     また、別の活動のアウトプットであり、「晩御飯をつくる」活動のインプットである
     「晩御飯のメニュー」が、今、用意できる人材や設備や環境では実現できない
     メニューであっては困ります。

     活動それぞれで、インプット、アウトプットは異なっていますが、前提となる人材や
     設備、最終的な目的は、同じです。
     それぞれの活動のアウトプットが、組織全体の目的にあったものでなければ、
     それぞれの活動の相互作用も崩れてしまい、組織全体の目的からずれてしまいます。

     全体の目的に向かうために、どのような活動が必要か、活動のアウトプットは
     どういうものが必要か、活動のインプットとして何が必要か、を管理していく
     必要があります。
     また、各活動が組織の目的にあった方向に相互作用しているか、活動の役割はあっているか、
     資源をどう活用するかということを、定期的に見直していくことで仕組み(システム)が
     できあがります。

     この仕組みが「プロセスアプローチ」となります。

    <プロセスアプローチがなぜ業務改善につながるのか?>

     簡単にまとめると
      組織の活動(プロセス)を明確にする
           ↓
      各活動(プロセス)の目的、インプット、アウトプットがわかる = 活動の役割がわかる
           ↓
      他の活動との相互作用がわかる
      (1つの活動のアウトプットの品質が、別の活動の品質に影響する)
        例:晩御飯のメニューを決めるアウトプット = そうめんと焼きなす
          晩御飯をつくるアウトプット = そうめんと焼きなす
          晩御飯を食べるアウトプット = 少しもの足りない、働く力がでない
           ↓
      活動の相互作用を整理していくことで、組織全体の活動がわかる
        例:晩御飯のメニューがもの足りない→働く力がでない→長期的な収入に影響
           ↓
      全体の活動を運営管理していくことができる(将来の予測も含めた検討ができる)
        例:今の段階では、収入は十分あるはずなのに、なぜなのか?
          このままで行くと、食材の偏りで健康に影響してしまう。
           ↓
      重複している活動や、不足している活動、人手不足の活動が見えてくる。
        例:晩御飯のメニューが物足りない原因を追究
          →食材を手配するの時間不足であることが判明
           ↓
      改善すべき活動がわかる
        例:食材を毎日ではなく、時間のある週末にまとめ買いに変更。
          →結果晩御飯のメニューも改善
     という流れです。

     「晩御飯をつくるのように、そんな簡単にはいかないっ」と思われるかもしれませんが、
     組織の活動に当てはめて、一度考えてみては、いかがでしょうか?

    ★組織でのポイント★
     いきなり、組織全体の活動を明確にして、インプットとアウトプットを明確にして、
     それぞれの関係を明確にして・・・となると、
     「めんどくさいなぁ」というのが正直なところではないでしょうか?

     まずは、日報や週報などの報告活動に対して、どのような活動が関係するのか、
     報告結果はどのような活動につながるのかを、チーム単位で検討してみては
     いかがでしょうか?

     もしくは、日報や週報などの活動報告に、各活動のインプットと、アウトプットを
     書き出してみて、チームで共有してみては、いかがでしょうか?

     書き出した内容を類似した作業をしている人と共有したり、関連する活動をしている人と
     共有したりすることで、業務の改善点の発見につながります。

     小さな単位の活動から、徐々に組織全体の活動を明確にしていくことで、無理なく、
     プロセスアプローチの実現に近づくことができます。

    | コンサルタント | 14:21 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
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